マイナンバーコラム vol.1
マイナンバー業務のアウトソーシングサービス
マイナンバー制度が開始されると、事業者においては業種や規模に関わらず、源泉徴収や雇用保険の手続きにマイナンバーの記載が必要になります。そのため、事業者は従業員やその扶養家族の番号を収集・管理しなければなりません。また、マイナンバーは「特定個人情報」に該当するため、事業者はその運用に対して安全管理措置義務を負うことになり、セキュリティ対策や運用体制、担当者や従業員への教育など、さまざまな安全対策が必要となります。
当社が提供する「マイナンバー業務のアウトソーシングサービス」は、マイナンバーの収集・保管・提供・廃棄の一連の業務プロセスを代行するサービスです。本サービスを利用することで、現在の業務体制やシステムを大きく変更することなく、マイナンバーの運用管理環境を整備することができます。
主な特長●マイナンバーの収集・登録・保管・管理・法定調書の印刷・ヘルプデスクまで一貫したサービスを提供します。
●従業員とその扶養家族、パートやアルバイトを多く抱えている企業・団体のマイナンバーを早く・安全に収集できます。
●マイナンバー収集の専門ヘルプデスクを設置することで、収集業務の負荷を軽減することができます。
マイナンバー収集代行サービスマイナンバー制度の開始にあたり、事業者はまず従業員とその扶養家族の番号を収集・保管する必要があります。当社では、オンラインによる個別収集のほか、収集キットを利用した郵送形式にも対応しています。収集した大量のマイナンバーデータは、当社内に設置された機密性の高いマイナンバー専用区画において、自社システムSmartSESAME MultiScan！を利用したOCR自動入力と目視による確認を併用して、データベースに登録いたします。
| 従業員登録代行 | 収集対象となる従業員情報をデータベースに登録します。 提供方法は、郵送かWeb経由かをご選択いただけます。 |
|---|---|
| 提出キット作成 | 郵送を希望された従業員の方に、提供キットをお送りします。 Web経由を選択された方には、ログインキーを電子メールでご案内します。 |
| データ化代行 | 従業員の方から返送された通知カード、身分証明書のコピーを電子化します。 本人確認については、通知カードと身分証明書の目視照合を行います。 |
| 進捗確認・督促代行 | 週次で収集状況をご報告します。 書類不備、未達の従業員の方には督促いたします（電子メール、郵送）。 |
| ヘルプデスク | 従業員の方からのお問い合わせ窓口を開設します。 電子メール、電話での対応となります。 |
マイナンバー業務アウトソーシングお客さまからマイナンバーデータをお預かりし、データセンターで安全に保管・管理するサービスです。マイナンバーの追加、廃棄から、法定調書の印刷まで一貫した業務の代行サービスを提供いたします。本サービスでは、従業員のマイナンバーデータを、他の社内システム（人事システムや給与システムなど）から切り離されたセキュアなデータベースで管理し、必要に応じてシステム連携を図ります。
